CoC in consumptielanden

Voor Keurhout deelnemers in consumptie landen (bijvoorbeeld in Nederland/Europa) werkt het keurmerksysteem als volgt:

1. Alleen daar waar de CoC effectief gecontroleerd wordt mag hout als Keurhout-Duurzaam of Keurhout- Legaal verhandeld worden. Voor de controle streeft de VVNH naar overeenkomsten met minimaal twee onafhankelijke certificerende instellingen (CI’s) per ontvangend land. Deze CI’s moeten onafhankelijk, professioneel en geaccrediteerd zijn. Van de laatste eis kan worden afgeweken indien het bedrijf werkt als subcontractor voor een organisatie die geaccrediteerd is voor CoC audits. De voer- en rapportagetaal buiten Nederland is de Engelse taal.


2. Alle bedrijven die van het keurmerksysteem gebruik willen maken, dienen deelnemer te zijn van Keurhout. Daartoe dient het bedrijf a) een deelnemersovereenkomst te ondertekenen met de VVNH,    b) de jaarlijkse deelnemersbijdrage te betalen en c) een contract af te sluiten met een CI voor de jaarlijkse audit  coc_in_europa. De CI bepaald middels een intakegesprek in combinatie met een toegangscontrole de toepasbaarheid van het keurmerksysteem in dat bedrijf. In de deelnemersovereenkomst zijn de rechten en plichten van de deelnemers vastgelegd; de overeenkomst is geldig gedurende een kalenderjaar. Een aanvragende partij is pas deelnemer zodra het deelnemerscontract ondertekent is terugontvangen én de jaarlijkse bijdrage is ontvangen én de audit door de CI met succes is afgesloten. Daarvóór is de aanvrager “aspirant-deelnemer” en mag deze nog géén Keurhout verhandelen of claims daaromtrent openbaar maken.


3. Voor controle van de CoC sluit iedere aspirant-deelnemer een overeenkomst af met een daartoe door de VVNH geautoriseerde CI. De kosten daarvan komen voor rekening van de aspirant-deelnemer. De CI voert controles uit conform het “Keurhout CoC-controle systeem voor consumptielanden”. Iedere deelnemer ontvangt jaarlijks 1 vooraf geplande audit; daarnaast wordt jaarlijks 10 % van de deelnemers onaangekondigd gecontroleerd. Het afsluiten van contracten voor de CoC-audits en de daarbij behorende administratieve en financiële afhandeling, komen volledig voor rekening van de Keurhout deelnemer.


4. Indien de CoC audit positief afloopt wordt de aspirant-deelnemer geaccepteerd als deelnemer, waardoor hij het recht krijgt om Keurhout hout (zowel KH-Duurzaam als KH-Legaal) te verhandelen onder de in de deelnemersovereenkomst gestelde voorwaarden. Om te onderbouwen dat de deelnemer dit recht heeft mag de deelnemer een “Keurhout-Statement” afgeven. Het format voor deze Statement is vastgesteld door de VVNH en is in licentie gegeven van de CI’s, alwaar ze kunnen worden aangevraagd. De CI ziet toe op het correct gebruik van deze “Keurhout-Statement”. De CI is, en in voorkomende gevallen de VVNH, verantwoordelijk voor het nemen van stappen tegen partijen die onrechtmatig gebruik maken van dergelijke verklaringen.


5. In principe geeft de deelnemer die het eindproduct aan de consument levert, het keurmerk af. Indien een tussenhandelaar of producent die geen deelnemer is van het systeem een Keurhout label wil plaatsen is dat mogelijk onder voorwaarde dat het gecontroleerd gebeurd (op basis van controle door een CI). Dit moet dan specifiek worden aangevraagd bij de VVNH en worden goedgekeurd alvorens van KH-logo’s gebruik gemaakt mag worden.


6. Controle op het werk van de CI vindt enerzijds plaats door een nationale accreditatie organisatie (in Nederland de Raad voor Accreditatie, RvA). Anderzijds ziet ook de VVNH er op toe, dat de CI’s zich aan de gemaakte afspraken houden.

NB: op basis van de erkenning van de Keurhout handelsketen (KH-CoC) door TPAC (Timber Procurement Assessment Committee) zoals ten uitdrukking komt in het beoordelingsrapport (zie: www.tpac.smk.nl), kan hout bestemd voor inkoop doeleinden van de Nederlandse overheid via de KH-CoC aangeleverd worden.

1. Deelnemer van Keurhout kunnen worden alle bedrijven die Keurhout verwerken en verhandelen, er vanuit gaande dat ze het hout ook daadwerkelijk in handen hebben. Bijvoorbeeld: houtimporteurs, timmerfabrikanten, zagerijen, aannemers. Agenten echter niet (die laatste hebben doorgaans een administratieve basis voor houtstromen). Sympathiserende agenten kunnen echter wel Keurhout donateur worden.


2. De kosten van het deelnemerschap worden jaarlijks vastgesteld door de VVNH.