Behandeling

Zodra de complete set aan informatie ontvangen is neemt het College van Deskundigen (CvD) de aanvraag binnen 8 weken in behandeling. Indien daar aanleiding toe is, kan het CvD altijd om additionele informatie vragen (bijvoorbeeld beheersplannen, informatie m.b.t. locale wet- en regelgeving, additionele verklaringen van certificerings instellingen (CB’s) of stakeholders, informatie m.b.t. de accreditatiestatus van de CB).

Om een systematische, consistente en objectieve benadering te garanderen, worden de beoordelingen tegen het Keurhout Protocol uitgevoerd op basis van uitgebreide checklisten (zie verder). Bij de beoordeling wordt rekening gehouden met locatiespecifieke omstandigheden. Deze omvatten bijvoorbeeld de conditie van het bos, de locatie en grootte van de bosbeheereenheid (FMU), de stand van zaken m.b.t. concessierechten, de diverse functies van het bos in het kader van nationale landgebruikplanning en de relevante nationale wet- en regelgeving. Dit betekent dat het belang van diverse indicatoren afhangt van de diverse locatiespecifieke omstandigheden waarvoor het certificaat is afgegeven of waarbinnen een systeem werkt.

Na beoordeling van de certificaten (en onderliggende documentatie) of systemen neemt het CvD een besluit over de toelating van respectievelijk het betreffende bosgebied en/of CoC onderdelen in het productieland of het certificatiesysteem tot het  Keurhout-Legaal of het KH-Duurzaam systeem.
Bij positief resultaat geeft het CvD een Acceptatie Besluit af en wordt een samenvatting van het toetsingsrapport (Validation Report-VR) openbaar gemaakt via de Keurhout website. Ook worden daar de gegevens van de betreffende bosgebieden/CoC’s gepresenteerd. In het geval van een negatief resultaat worden alleen de aanvragende partijen daarvan in kennis gesteld en volgt geen publicatie op de Keurhout website.

Indien een beperkt aantal niet-zwaarwegende knelpunten is geconstateerd, kan het CvD zogenaamde “Keurhout condities” vaststellen. Deze condities zijn vooral bedoeld ter bevordering van verdere verbetering van het beheer of systeem, in lijn met de door het Keurhout Protocol gestelde eisen. Aan de hand van een aantal helder gedefinieerde mijlpalen, te realiseren binnen een gespecificeerde termijn van maximaal 5 jaar, wordt een zogenaamd “Keurhout traject” vastgesteld in overleg met de CB en de producent en/of systeembeheerder. De CB toetst vervolgens de vooruitgang bij haar jaarlijkse audits en rapporteert hierover in het audit rapport of in een side letter. Indien blijkt dat binnen de afgesproken termijn niet wordt voldaan aan de gestelde condities, leidt dit tot onmiddellijke stopzetting van de toelating tot het specifieke Keurhout systeem.

Het CvD kent een bezwaarprocedure voor het geval dat belanghebbenden het niet eens zijn met een door het CvD genomen besluit tot toelating of afwijzing. Deze kan worden opgevraagd bij het Secretariaat van de Keurhout Management Autoriteit.